Montag, 12. Juni 2017

Multi-Moment-Aufnahme contra Zeiterfassung - wo liegen die Unterschiede?




Manche Kunden fragen, ob ihnen eine Multi-Moment-Aufnahme überhaupt etwas bringen würde, schließlich hätten sie doch eine sehr detaillierte Zeiterfassung im Betrieb. Dabei verkennen sie, dass eine Multi-Moment-Aufnahme andere Parameter erfasst als ein Zeiterfasssungssystem. Während das Zeitferfassungssystem Tätigkeiten bestimmten Kunden, Produkten und Projekten zuordnet, geht eine Multi-Moment-Aufnahme darüber hinaus: Sie zeigt die Verteilung der Tätigkeiten insgesamt auf, dabei spielen bestimmte Kunden, Produkte und Projekten keine Rolle. Außerdem bringt ein Zeiterfassungssystem, das ins Detail geht, einen stark erhöhten, häufig mit Blick auf die damit zu generierenden Daten nicht gerechtfertigten Verwaltungsaufwand mit sich. Eine Multi-Moment-Analyse ist damit im Ergebnis d a s Instrument zur Beantwortung der typischen Fragestellungen: Was macht X jetzt? Ist das, was X macht zielführend oder nicht?

Ein Multi-Moment-Aufnahme analysiert im Übrigen auch den Aufwand, den die Zeiterfassung produziert - es handelt sich bei der MMA um Instrument höherer Ordnung. 
Hier einige Klick hier für einige Beispiele

Dienstag, 2. Mai 2017

Kennen Sie Ihre Geschäftsprozesse?

Auf LinkedIn hat jemand eine nette kleine Geschichte veröffentlicht, die veranschaulicht, wie bedeutsam das Wissen um die eigenen internen betrieblichen Prozesse ist. Zusammengefasst wird in dieser Fabel dargestellt, wie eine Ameise ohne weitere Aufsicht hoch motiviert beste Arbeitsergebnisse erbringt. Ihr Chef, der Tiger, kommt auf die Idee, dass diese Leistungen der Ameise mit einer Aufsicht und weiterem, begleitendem Verwaltungspersonal noch erheblich zu steigern wären.
Um es auf den Punkt zu bringen: Am Ende leistet die kleine Ameise entnervt durch das umtriebige Verwaltungspersonal und von diesem verlangten Plänen, Berichten und Meetings kaum mehr Erhebliches und steht nach Hinzuziehung eines hochkarätigen sowie teuren externen Consultants, der der Abteilung zu viel Personal bescheinigt hat, vor der Entlassung. Nur wer arbeitet produktiv, wenn die Biene nur überwacht, der Hase die Berichte zur Überwachung schreibt, die Katze die IT managt und der Affe sich nur mit den Planungen beschäftigt?

Die Moral von der Geschichte? Eine zweiwöchige, wenig kostenträchtige Multi Moment Analyse (MMA) hätte dem Tiger sofort aufgezeigt, wer in seinem Unternehmen die produktive Arbeit leistet und ihn zu den richtigen Entscheidungen geführt. Richtige Prämissen sind diesem Zusammenhang vor allem dort zu setzen, wo es um das Verhältnis von Produktivität und Verwaltung geht. Ein Übergewicht von Verwaltung geht immer zu Lasten von der Motivation und produziert Mehrkosten, vor allem dann, wenn diese Verwaltungsarbeiten nicht Teil des Bonus- und Qualifikationssystems sind. Dies zeigt auch eine Fall-Studie von McKinnsey, in der es um einen Verwaltungsanteil von 60% ging.

Hier finden Sie die Geschichte im Original https://www.linkedin.com/pulse/corporate-story-great-insights-rohan-rodrigues

Donnerstag, 6. April 2017

Business Prozess Management (BPM) und die Multi-Moment-Analyse (MMA)

"Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht."

Dieses Zitat von W. Edwards Deming macht sehr deutlich, wie entscheidend die Transparenz der internen betrieblichen Prozesse für den Erfolg Ihrer Unternehmung ist.

Die zentrale Fragestellung im Business Prozess Management lautet deshalb: "Wer macht was, wann, wie und womit?"

Es geht darum, innerbetriebliche Prozesse zu analysieren, zu automatisieren und transparent zu machen.

Die Multi-Moment-Analyse (MMA) als methodische Partnerin der BPM

Die methodische Vorgehensweise bei der BPM zur Verbesserung interner Abläufe ist ein kontinuierlicher Prozess. Sie kann durch das mehrmalige Durchlaufen eines geschlossenen Zyklus erfolgen. Ein Beispiel für einen solchen Zyklus zeigt die obenstehende Graphik:

Die Kombination BPM/MMA führt idealerweise zu Erkenntnisgewinn in folgenden Bereichen:

  • Überwachung 
  • Analyse
  • Grundlagen für die Optimierung von Prozessen. 

Mittels der Multi-Moment-Analyse (MMA) mit ihrem Soll-Ist-Vergleich können Verbesserungsmaßnahmen und Vorgaben entwickelt werden, um Geschäftsprozesse neu zu gestalten. MMA liefert die notwendigen Zahlen, Daten sowie Fakten, um neue Prozessstrukturen zu entwerfen, diese mit Kennzahlen zu verbinden und sie Zielen zuzuordnen. Außerdem können für die Optimierung passgenaue Lösungen entworfen und Simulationen dazu ausgeführt werden. Typische Maßnahmen für eine Optimierung können beispielsweise in der Synthese von Prozessen, in der Automatisierung von Teilaufgaben und in ähnlichen Schritten bestehen.

Die Erkenntnisse aus der Optimierung werden erneut in der Design- und Implementierungs-Phase verarbeitet. Der Lebenszyklus schließt sich. Der zu durchlaufende Regelkreis ermöglicht im Folgenden eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Prozesse.

Wie bei einem lebendigen Organismus hält der Prozess-Kreislauf das Unternehmen in ständigem Fluss und unterstützt dabei die fortlaufende Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Ein Beispiel für eine Integration der Multi-Moment-Analyse in das Business Prozess Management ist das Limsophy BPM der Firma AAC Infotray Mehr hier

Montag, 20. März 2017

Was tötet unsere Produktivität?

Geben Sie nicht all die Gadgets die Schuld für Ihre Ineffizienz. Sie und Ihre Mitarbeiter sind für die Ablenkung durch Technik selbst verantwortlich. Wenn Sie wirklich wissen möchten, wo Sie ihre Produktivität verlieren analysieren Sie ihre Aktivitäten mit einer Multi-Momenten-Aufnahme und Sie werden vom Resultat  überrascht sein.


Mittwoch, 1. März 2017

Geschäftsprozesse Optimieren

Ich bin bei einem ehemaligen Geschäftspartner zu Besuch gewesen und habe ihm die Multi Moment Analyse MMA, oder Multimomentaufnahme wie sie auch genannt wird, vorgestellt. Er ist hell begeistert gewesen von den Möglichkeiten, was man alles messen und auswerten kann. Sofort hatte er das riesige Potential für seine Abteilung erkannt. Als Verkaufsleiter eines international agierenden Unternehmens zeichnet er sich verantwortlich für den Umsatz und leitet ein Innen- und Aussendienst Team. Natürlich möchte er sicherstellen, dass das Verkaufsteam sich so viel wie möglich mit essentiellen Aufgaben beschäftigt, also d.h. den absatzfördernden und kundenorientiert und nicht zu viel durch administrative Zwänge und Aufgaben gebunden sind – der perfekte Kandidat. Aber dann kamen die Zweifel. Das obere Management ist Shareholder getrieben. Würden dieses eine solche Analyse wollen und verstehen? Wie würde die Reaktion auf das Resultat aussehen? Bis jetzt wurde administrativer Aufwand immer als notwendig angesehen. Inzwischen ist dieser aber auf geschätzte 30% und mehr angewachsen. Da kann man sich ja schon mal die Frage nach der Sinnhaftigkeit stellen. Die alternative den Mitarbeiterstab zu erweitern um die administrative Flut zu bewältigen und trotzdem die gleiche Kundenpräsenz zu behalten, ist fast ein Ding der Unmöglichkeit mit den Prämissen, die jedes Jahr erneut ausgelobt werden: Sparen, Umsatz steigern und Kosten senken -  und dass ganze bitte mit den gleichen oder im Optimalfall sogar weniger Ressourcen. Ich habe ihm dann erklärt, dass das Schöne an einer MMA ist, dass man sich aufgrund der Ergebnisse ausschließlich auf Zahlen, Daten und Fakten fokussieren kann und die Emotionen aus der Diskussion herausnimmt. Weiche Faktoren und Worthülsen wie z.B.  „das ist halt so“ oder „die anderen machen das ja auch“ ziehen dann nicht mehr. Wenn der Administrative Aufwand wirklich mehr als 30% der Aussendienstkosten beinhaltet und man dieses in einen Dollar Betrag beziffert bin ich fest davon überzeugt, dass diese Zahl auch einen Shareholder zum nachdenken bringt, wenn nicht sogar zur Reaktion zwingt: denn hier wird im wahrsten Sinne Geld zum Fenster hinausgeworfen. Deshalb messen, analysieren verbessern.

Frei nach dem Zitat von Robert S. Kaplan Wirtschaftswissenschaftler der Harvard Business School

„Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken.“

Montag, 13. Februar 2017

61% Verwaltungsaufgaben

Letzte Woche bekam ich von der Firma Dropbox eine E-Mail mit der Information, dass die Website der Dropbox angepasst wurde und ein Update erhalten hat. Nun ja, dies ist ja an sich nichts weltbewegendes bei einer Software Firma, dass es immer wieder Updates gibt, aber ein Satz bekam meine vollständige Aufmerksamkeit: Die Begründung für dieses Update!

„Einem neuen Bericht von McKinsey zufolge verbringen Mitarbeiter in heutigen Unternehmen 61 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben, anstatt sich ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen. Eine erschreckende Statistik!  Mit unseren neuen Tools konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche „

Und da hatten wir es wieder, der Verwaltungsaufwand, keine Zeit und kein Fokus auf die eigentliche Arbeit!

Mit einer Multimomentanalyse können Sie ganz einfach und effektiv ihre Prozesse analysieren und den Anteil des Verwaltungsaufwandes in Ihrem Unternehmen messen. Mit Hilfe dieser Art der Multimomentaufnahme in Form einer Selbstaufschreibung zeigen Sie ganz schnell und einfach die herrschende Verteilung in Ihrem Unternehmen auf. Ich hoffe nur das Ergebnis haut Sie nicht um.


Montag, 6. Februar 2017

Der MMA Blog

Der MMA Blog ist jetzt direkt von der MMA Website erreichbar.

Der Blog gibt Ihnen Ideen und Anregungen, was eine MMA für Sie tun kann! Denken Sie zum Beispiel an:

  • Für welche Aufgaben nutzen wir unsere Arbeitszeit? 
  • Sind diese Aufgaben notwendig oder können sie automatisiert werden? 
  • Welche Schritte der Prozesse können optimiert werden? 
  • Was sind die Kosten eines Prozesses zum Beispiel?

Freitag, 3. Februar 2017

Fakten statt alternative Fakten



Mit einer Multi-Moment-Analyse erhalten Sie die richtigen Fakten, welche als Entscheidungsgrundlagen für Optimierungs- und Restrukturierungsprojekte dienen und mit deren Hilfe Sie die wikungsvollsten Massnahmen erkennen können. Auf Basis dieser Daten, basierend auf Messungen mit hoher Präzision, können Entscheidung gefällt werden. Sie müssen sich nicht auf alternative Fakten wie Bauchgefühl oder Schätzungen verlassen. Erfahren Sie wie mittels einer MMA die Optimierung von Geschäftsprozesse angegangen werden kann. 

Wie Henry Ford schon sagte:
„Sparen Sie zehn Schritte am Tag für zwölftausend Mitarbeiter. Damit erhalten Sie 50 Meilen an überflüssiger Handarbeit und vergeudeter Energie die eingespart werden können.“

Donnerstag, 2. Februar 2017

Was ist eine Multi-Moment-Analyse (MMA)?

Die Multi-Moment-Analyse ist statistische Methode und eine weiterentwicklung der Multi Momentaufnahme. Sie ermöglicht es, Zeitanteile zu erfassen, die Angestellte mit bestimmten vorher definierten Tätigkeiten verbringen. Sie erlaubt eine schnelle Analyse, valide Erkenntnisprozesse und Verbesserungen bei der Einteilung von Verantwortungsbereichen, Zielen, Leistung, Kompetenzen sowie dem Aufbau von unternehmerischen Work-Flow-Systemen. 
Während der Durchführung einer Multi-Moment-Analyse (MMA), wird eine größere Zahl von Datenerfassungen in der Organisation über einen längeren Zeitraum durchgeführt. Zur Sicherstellung der statistischen Genauigkeit, müssen die Datenerfassungen an zufällig gewählten Zeitpunkten durchgeführt werden. Außerdem muss der gewählte Zeitraum repräsentativ für die Aktivitäten und Tätigkeiten sein, die der Studienteilnehmer täglich ausführt. Einer der wichtigsten Einsatzbereiche für die Multi-Moment-Analyse (MMA) ist die Ermittlung der Standardzeit für einen bestimmten Produktionsabschnitt.

Montag, 30. Januar 2017

MMA Release Note


Ein neues Jahr bedeutet auch neue Chancen und neue Herausforderungen. Wir starten 2017 mit einem neuen Release der Multi Moment Analysis Anwendung. Version 3 ist geboren.